Estandarización de los procesos de tesorería en la era del software

Cuando recordamos las revoluciones industriales, viene a nuestra mente la palabra cambio. Este siempre ha influido en varias dimensiones: la social, la económica, la tecnológica y también en la mentalidad empresarial.

Si analizamos nuestra situación actual desde ese prisma, observamos que se están produciendo grandes cambios sociales y económicos principalmente producidos por las nuevas tecnologías y, además, a un ritmo frenético. Esto nos lleva a poder afirmar que nos encontramos ante una nueva Revolución Industrial, la 4.ª. Pero ¿qué cambio se está produciendo en nuestra mentalidad empresarial?

Para entender la importancia histórica del momento, pongamos en contexto y hagamos una comparativa con el resto de las revoluciones industriales:

1750-1850: 1.ª Revolución Industrial

Surge la máquina de vapor como gran cambio innovador. La economía pasa de un modelo agrícola y artesanal a uno más dependiente de la proliferación de fábricas que, además, produce un cambio en el modelo de organización del trabajo de las personas.

 1850-1914: 2.ª Revolución Industrial

El gran cambio fue producido por la aparición de la electricidad. La industria introduce las cadenas de producción, la generación en masa de productos uniformes y la estandarización, lo que fomenta la internacionalización de los mercados y produce profundos cambios en el trabajo, la educación y el consumo.

Aparecen nuevas fuentes de energía (gas o petróleo), nuevos sistemas de transporte (avión, coche) y comunicaciones (teléfono, radio).

¿Le es familiar?

1950-1995: 3.ª Revolución Industrial

Surgen los ordenadores que permiten incrementar la automatización de trabajos y, además, los ordenadores o máquinas pueden “hablar” entre ellas a través de internet.

Se produce un cambio en la forma en la que nos comunicamos. Vídeos e imágenes viajan a través de internet.

Se añade a la producción en masa la filosofía “just in time”.

2000-actualidad: Revolución Digital: 4.ª Revolución Industrial

4G, 5G, robótica, inteligencia artificial, Internet de las Cosas, Big Data y Blockchain son algunas de las innovaciones tecnológicas de este inicio de siglo.

 

¿Cuál es la principal diferencia entre la revolución actual y las anteriores?

La velocidad

La velocidad en la que surgen nuevas tecnologías y el tiempo de adopción y socialización de estas es la gran diferencia. Hoy todo surge mucho más rápido, lo que ha generado una mentalidad de inmediatez.

Y en estas revoluciones, ¿qué fue clave para que las nuevas tecnologías y empresas fueran exitosas?

Ferrocarril, fabricación en cadena, internet, 5G… ¿qué tienen en común? Para llegar más lejos, a más gente, producir más y de una forma más rápida, todos apostaron por el valor que aporta la estandarización, ya sea de las vías, materiales, productos, piezas, procesos o protocolos.

¿Cuál es el valor que aporta la estandarización?

La inmediatez, en diferentes formas, como:

• Al ofrecer un criterio a aplicar ante diferentes situaciones, agilizando la toma de decisiones.
• Acortando la curva de aprendizaje de las personas.
• Una vez adquirido el conocimiento, dicho conocimiento es aplicable independientemente del contexto (país, cultura, empresa, tecnología), esto es, llegar más lejos de una forma más rápida.
• Permitir conectar sistemas heterogéneos de una forma homogénea, acortando los tiempos de implantación.

En definitiva, su característica intrínseca es hacer que las cosas sean más sencillas y, por ende, más rápidas de hacer y menos costosas en tiempo y forma, además, aportando un contexto de seguridad.

En la aplicación de todo esto, específicamente en el mundo de la gestión de tesorería, ya disponemos de las herramientas, aplicaciones y tecnologías que nos ofrecen la posibilidad de:

• Agilizar y reducir tareas administrativas.
• Mejorar y ampliar la visibilidad de la liquidez de la empresa.
• Reducir de los riesgos de fraude.
• Automatizar procesos.
• Interconectar de forma más sencilla las diferentes fuentes de datos: ERP, sistemas de pagos, bancos y aplicaciones específicas de tesorería.
• Simplificar los procesos y el mantenimiento de los sistemas, reduciendo así los costes directos, indirectos y de oportunidad (“coste de dejar de hacer otra cosa”).
• Facilitar la puesta en marcha de mecanismos de auditoría y control.
• Automatizar el intercambio de información entre los bancos, empresas y sus sistemas.
• Reducir de errores y su consecuente coste.

En definitiva, herramientas específicas y estándares que nos permiten llevar la gestión tesorera “más lejos, más rápido, de forma más eficiente y segura” y conseguir así una de las grandes metas de toda empresa: optimizar su liquidez y garantizar su solvencia financiera, claves para la estabilidad y crecimiento organizativo.  Además, hoy más que nunca, ser eficiente, tanto en tiempo como en costes, da una ventaja competitiva, ya sea empresarial o departamental.

Alcanzar esa eficiencia no solo depende de la tecnología o de las aplicaciones, sino también de un factor que hemos comentado al principio de este texto: “la mentalidad empresarial” y, concretamente, la mentalidad de estandarización. Sin ella, por muchos esfuerzos tecnológicos que hagamos, los valores que hemos comentado se ven reducidos drásticamente y, por tanto, la probabilidad de tener éxito.

Desde la aprobación de los pagos, la gestión de los riesgos, hasta la reclamación de deudas, el workflow de las actividades, conectividad bancaria, interconexión entre sistemas, procesos de validación y controles de fraude, entre otros, todos pierden parte de su valor si no les aplicamos dicha mentalidad.

 

Éxitos en la gestión de la tesorería

Si nos fijamos en las soluciones que han tenido éxito en el ámbito de la tesorería, se repite una premisa: la ya mencionada estandarización. Veamos algunos casos:

Editran: es el protocolo de comunicación bancaria por excelencia en la geografía española. No solo aporta un destacable nivel de seguridad, sino que también se ha convertido en un estándar para poder recibir y enviar información bancaria de forma automática tanto para entidades públicas como privadas.

Swift: es la cooperativa bancaria más grande del mundo, su red permite el intercambio de información interbancaria tanto de recepción como de envío de las transacciones financieras, en ambos casos, a nivel global. Fue pionera en introducir sus propios estándares en estos intercambios (ficheros MT), lo que le ha llevado a ser la red de conexión bancaria más grande del mundo.

¿Cuál es su próximo gran hito? Pues como no podía ser de otra manera, la migración de toda su red, desde el uso de su propio estándar MT al estándar internacional ISO20022, que facilita, de esta manera, “llegar más lejos, más rápido y de una forma más sencilla” a través de su red.

SEPA: subconjunto de ISO20022 que ha conseguido construir un área única de pagos en euros, integrando, de una forma estándar, las transferencias de la Unión Europea.

Aplicaciones específicas de tesorería: caracterizadas por ser aplicaciones de nicho, muy concretas en sus funcionalidades y muy centradas en la estandarización para poder ofrecer sencillez, agilidad y seguridad en toda la gestión de los procesos de tesorería. Sencillez, agilidad y seguridad no solo en su uso, sino también en su fase de implantación. ¿Por qué? Porque están basadas en una filosofía de estandarización y sencillez, donde, prácticamente, no son necesarios los desarrollos a medida.

“Esfuérzate no para tener éxito, sino más bien para ser de valor”.

Albert Einstein

O “el valor que aportes te llevará al éxito”, como hemos analizado.

En definitiva, si queremos revolucionar los procesos empresariales y, en especial, los procesos de nuestra gestión de tesorería, aparte de utilizar las herramientas específicas, debemos complementarlas con una forma de hacer las cosas:

“Make it simple… standardize it”.

 

Juan Mellen

Experto en Tesorería

Sage