BELTEX automatiza sus pedidos textiles con Sage 200 y ORS Consulting
La empresa textil ha automatizado la gestión de pedidos, envíos y facturas con Eurofiel y las cadenas del Grupo Tendam. En una primera carga, procesó más de 600 pedidos de tienda sin introducir datos manualmente.
En el sector de la moda, un pedido puede implicar cientos de prendas, distintas tallas y decenas de destinos. Cada caja debe llegar a la tienda correcta y cumplir los requisitos del cliente. Cuando el volumen crece, gestionar todo este proceso manualmente consume tiempo y aumenta el riesgo de errores.
Ese era uno de los retos de BELTEX 2014, empresa textil con sede en Mataró. Para agilizar su operativa y responder a las exigencias de las grandes cadenas, la compañía ha conectado Sage 200 con Eurofiel, con el acompañamiento de su partner tecnológico, ORS Consulting.
La solución automatiza el proceso comercial, desde la recepción de los pedidos hasta la facturación, para las operaciones vinculadas a las enseñas del Grupo Tendam, entre ellas Cortefiel, Pedro del Hierro, Slowlove y Hoss Intropia.
De 12 pedidos a más de 600, sin teclear una sola línea
Antes, gestionar los pedidos exigía dedicar tiempo a organizar la información y preparar los datos para cada tienda. Ahora, el sistema los distribuye automáticamente según el modelo, el color, la talla y el destino.
Cada pedido queda registrado en Sage 200 con sus cantidades y condiciones comerciales, listo para preparar el envío.
La primera carga real da una idea del cambio: 12 pedidos de Eurofiel se convirtieron en más de 600 pedidos de tienda, con más de 9.000 prendas, sin introducir manualmente una sola línea de datos.
Esta forma de trabajar permite gestionar grandes volúmenes de pedidos con menos tareas manuales y dedicar más tiempo a otras actividades del negocio.
Cada envío, con su documentación preparada
En el sector textil, preparar la mercancía no consiste solo en reunir las prendas. Cada caja debe llevar su etiqueta y la documentación necesaria para que el cliente pueda recibirla y comprobar su contenido.
Con la solución implantada por ORS Consulting, BELTEX selecciona las colecciones que va a enviar y el sistema genera las etiquetas, los listados de contenido (packing list) y los albaranes según los requisitos del Grupo Tendam.
Las cajas quedan identificadas con su tienda de destino y el detalle de las tallas. Además, Eurofiel confirma la recepción de cada una, lo que facilita el seguimiento de los envíos.
La facturación también está integrada en el proceso. Las facturas se generan a partir de la mercancía enviada y aplican las condiciones comerciales de cada pedido. Así, BELTEX reduce las discrepancias entre lo que envía y lo que factura, y simplifica la gestión administrativa.
Marta Civit, directora financiera de BELTEX, resume la diferencia en el día a día: “Antes, preparar un envío para el grupo nos llevaba horas. Hoy el sistema reparte los pedidos, prepara las etiquetas y nos dice qué está enviado y qué no. Ganamos tiempo, pero sobre todo ganamos tranquilidad”.
La importancia de conocer el negocio
Para conectar los sistemas no bastaba con intercambiar información. La solución tenía que responder a las necesidades de BELTEX y a los requisitos comerciales y logísticos de las grandes cadenas de moda.
El conocimiento de Sage 200 y de los procesos del sector permitió a ORS Consulting, Partner y Tech Partner de Sage especialista en distribución al mayor e Integración EDI, adaptar la integración con el grupo Tendam y comprobar su funcionamiento con pruebas reales antes de ponerla en marcha.
Para BELTEX, contar con un partner que conoce tanto su sistema de gestión como las exigencias de su cliente ha sido una parte importante del proyecto.
Una solución adaptada al ritmo del sector textil
La gestión de grandes volúmenes de pedidos exige coordinar información comercial, preparación de mercancías y documentación. En BELTEX, la integración de Sage 200 con Eurofiel permite conectar estas tareas y responder a los requisitos de las cadenas del Grupo Tendam.
El proyecto demuestra cómo adaptar la tecnología a las necesidades concretas de una empresa puede simplificar procesos que, de otro modo, requieren numerosas tareas manuales.