“El ERP no es una isla, es el corazón de la Digitalización 360 de la pyme”, Luis M. Castro CEO de Alcatic

Hablamos con Luis M. Castro, CEO de Alcatic, sobre la evolución del cliente en el ámbito de la gestión empresarial, el papel del ERP como eje de los procesos y la importancia de abordar la digitalización desde una visión 360 que conecte personas, procesos y tecnología.

 

¿Cómo definirías a Alcatic y qué tipo de empresas ayudáis en vuestro día a día?

Alcatic es una empresa con más de 25 años de experiencia ayudando a las pymes a digitalizar su gestión. Nacimos en 1998 y desde entonces hemos acompañado a cientos de empresas en su evolución tecnológica. Hoy somos Sage Partner y trabajamos con toda la familia de soluciones de Sage — Sage 50, Sage 200 y Sage for Accountants —, además de desarrollar soluciones propias y conectores que enriquecen el ecosistema Sage.

Pero más que un revendedor de software, nos definimos como un equipo de implantadores con una visión muy clara que llamamos Digitalización 360: el ERP no es una isla, sino el corazón que se conecta con el CRM, la ofimática, la web corporativa y los canales de relación con clientes y proveedores. Trabajamos sobre todo con pymes, autónomos, despachos profesionales y entidades del tercer sector que quieren profesionalizar su gestión y necesitan a alguien que entienda no solo el software, sino su negocio.

Lleváis más de dos décadas trabajando con soluciones de gestión. ¿Cómo ha evolucionado el perfil de vuestros clientes en este tiempo?

La evolución ha sido enorme. Cuando empezamos en 1998, el cliente buscaba simplemente “informatizar” la contabilidad y la facturación: pasar del archivador al ordenador. Hoy ese mismo cliente ya no nos pide un programa, nos pide un proyecto de transformación: integraciones con su tienda online, conexión bancaria, facturación electrónica, cumplimiento de Verifactu y de la Ley Crea y Crece, movilidad, nube y, cada vez más, analítica para tomar decisiones.

Lo importante es entender que la transformación digital no es solo un cambio de tecnología, es un cambio cultural. El perfil del cliente actual es mucho más maduro: sabe que digitalizarse no es un gasto, es una garantía de supervivencia. Por eso nuestro trabajo se ha vuelto más consultivo: ya no vendemos software, acompañamos un cambio en la forma de hacer negocio.

Como partner certificado de Sage, ¿qué valor crees que aporta trabajar con soluciones como Sage 50 o Sage 200 a las pymes?

Sage aporta tres cosas decisivas para una pyme: solidez, cumplimiento normativo y capacidad de crecimiento. Solidez porque hablamos de un fabricante con décadas de recorrido y millones de empresas usándolo en todo el mundo. Cumplimiento porque Sage va siempre por delante en la adaptación a la normativa española — SII, TicketBAI, Verifactu y la Ley Crea y Crece con la factura electrónica obligatoria —, y eso, para una pyme, es tranquilidad pura.

Pero el valor de Sage va más allá del software. Para una pyme es muy tranquilizador saber que detrás hay un canal de partners certificados como Alcatic, con metodología, formación oficial y respaldo del propio fabricante, que garantiza que la implantación se hace bien y que hay un equipo profesional acompañando el proyecto a largo plazo. Otra virtud importante es que sus soluciones permiten adaptarse a la realidad de cada cliente partiendo de un estándar sólido y bien probado, sin reinventar la rueda. Y para todo lo que ese estándar no cubre, Sage dispone de un Marketplace de aplicaciones certificadas — un portfolio de productos desarrollados bajo el sello del fabricante — que complementa el ERP con soluciones de e-commerce, BI, CRM, gestión documental, movilidad o verticales sectoriales. Esa combinación de estándar sólido, ecosistema certificado y canal de partners es lo que da a la pyme la confianza de apostar por una plataforma con futuro.

 

Muchas pymes todavía trabajan con herramientas poco integradas o procesos manuales. ¿Qué problemas os encontráis más habitualmente?

Lo más común al entrar en una pyme son los típicos silos: un programa para facturar, otro para la contabilidad, un Excel para el almacén, otro para los presupuestos, el correo del comercial por su cuenta… La información se pierde, se duplica o, peor aún, se contradice entre departamentos. Eso se traduce en errores de stock, facturas duplicadas, retrasos en cobros, presupuestos que no llegan a tiempo y equipos administrativos haciendo trabajo manual que un ERP haría en un clic.

Por encima de todo, falta visibilidad: el gerente no sabe en tiempo real cuánto tiene pendiente de cobrar, qué margen está dejando cada cliente o qué producto le está dando dinero de verdad. Y sin datos, las decisiones se toman “por intuición”. Nuestro trabajo es precisamente ese: ordenar el caos, conectar las piezas que estaban sueltas y hacer que el dato fluya solo. Un ERP bien implantado integra, estandariza y automatiza los procesos en una única plataforma accesible por toda la empresa, y eso cambia radicalmente la forma de trabajar.

Uno de vuestros puntos fuertes es el soporte y acompañamiento. ¿Cómo trabajáis para que el cliente saque el máximo partido a su solución?

Para nosotros el acompañamiento empieza mucho antes de la implantación. El primer paso siempre es una preconsultoría: una fase previa en la que analizamos en profundidad las necesidades reales del cliente, validamos que podemos acometer el proyecto con las soluciones que dominamos y le damos una valoración económica inicial vinculada a un alcance concreto. Esa fase es clave porque permite al cliente tomar la decisión con información real sobre la mesa — qué se va a hacer, en qué plazo y con qué inversión —, y nos permite a nosotros confirmar que el encaje es el adecuado. Sin esa hoja de ruta inicial, cualquier proyecto se vuelve impredecible en plazos y en presupuesto.

A partir de ahí entra en juego un concepto que nos define muy bien: la resultoría. La diferencia entre un consultor y un resultor es que el consultor te dice qué hay que hacer y el resultor lo hace contigo y se compromete con el resultado. Nuestra implantación no termina el día que se enciende el software, ahí es donde empieza lo importante: estar al lado del cliente en un cierre de mes complicado, cuando llega una nueva normativa, cuando necesita un informe que no sabe sacar o cuando contrata a alguien nuevo y hay que formarle. Contamos con un servicio de mantenimiento y soporte remoto con técnicos especializados en cada producto Sage, y trabajamos para tener relaciones de muchos años, no para hacer una venta y desaparecer.

Vuestros conectores permiten integrar Sage con diferentes herramientas clave del negocio. ¿Qué integraciones son hoy más demandadas por las empresas y qué impacto tienen en su eficiencia y crecimiento?

Hoy la integración estrella, sin duda, es la del ERP con el e-commerce. Tenemos conectores propios para PrestaShop, WooCommerce y Shopify, tanto para Sage 50 como para Sage 200. Esto permite que los pedidos de la tienda online entren automáticamente en Sage, que los stocks se actualicen en los dos sentidos, que clientes y precios estén sincronizados y que la facturación se haga sin intervención manual. El impacto es inmediato: una empresa que dedicaba dos personas a “pasar pedidos” libera a esas personas para tareas comerciales.

Después están las integraciones con CRM — trabajamos mucho con Sage Sales Management —, que conectan al equipo comercial con la información de gestión: presupuestos aprobados que entran directos en Sage, histórico de cliente unificado, comerciales que consultan en tiempo real desde el móvil. Y un bloque cada vez más demandado son las integraciones con SGA, GMAO, SAT, logística o sistemas de calidad. Esa visión 360, donde el ERP conversa con todas las herramientas del negocio, es lo que realmente impulsa la eficiencia y permite a la empresa crecer sin necesidad de crecer en estructura administrativa.

¿Cómo ayudáis a automatizar procesos clave como ventas, compras o gestión de stock dentro del ERP?

Sage 50 y Sage 200 ya traen de serie un montón de circuitos automatizables: presupuesto que se convierte en pedido, en albarán y en factura sin reescribir un dato; reposición automática de stocks por mínimos; generación automática de pedidos a proveedor; remesas y conciliación bancaria; envío programado de facturas por email; cierres contables asistidos. Nuestra misión es analizar el negocio del cliente y configurar ese flujo a la medida de su realidad.

Aquí aplicamos un principio que defendemos mucho: ir de menos a más. Es un error querer automatizarlo todo desde el primer día; nosotros recomendamos arrancar aprovechando la funcionalidad estándar, dejar que el equipo se familiarice y, con la experiencia de uso, identificar qué automatizaciones aportan valor real. Eso evita proyectos sobredimensionados que se quedan a medias y, cuando hace falta algo que el estándar no cubre, en muchos casos lo desarrollamos a medida sobre la propia plataforma Sage. El objetivo siempre es el mismo: que el ERP trabaje para la empresa, no la empresa para el ERP.

Habéis desarrollado soluciones específicas sobre Sage 50 y Sage 200 para determinados tipos de organizaciones, como las ORGs. ¿Qué problemáticas ayudan a resolver y por qué son especialmente valoradas por vuestros clientes?

Una de las claves cuando recomendamos una solución es apostar por estándares sólidos como Sage, pero con verticalizaciones sectoriales que resuelvan las necesidades específicas de cada tipo de organización. El tercer sector — fundaciones, asociaciones, ONG — es un buen ejemplo: tiene unas necesidades muy particulares que el software estándar no cubre del todo, como el control de proyectos subvencionados, la justificación a entidades financiadoras, la contabilidad analítica por proyecto y por fuente de financiación, la gestión de socios y donantes o el plan general contable adaptado a entidades sin ánimo de lucro.

Para resolverlo desarrollamos ORG360, una solución vertical sobre Sage que permite a una fundación imputar cada gasto y cada ingreso al proyecto y al financiador correspondiente, sacar la justificación con un par de clics y cumplir con los requisitos del Protectorado o de la Administración sin perder el tiempo en hojas de cálculo. Lo mismo aplicamos en otros sectores con soluciones de Tech Partners de Sage como GMAO para empresas con activos que mantener o SAT para servicios de asistencia técnica. Nuestros clientes lo valoran porque combinan lo mejor de los dos mundos: la robustez del estándar Sage y una solución adaptada a su realidad.

En vuestra experiencia, ¿qué errores cometen las empresas al implantar un ERP?

El error más común es pensar que un ERP es solo un proyecto de informática. No lo es: es un proyecto de empresa. Cuando la dirección no se implica, cuando no se nombra a una persona interna que lidere el proyecto, cuando se piensa que el partner va a hacerlo todo solo, el proyecto se complica. Otro error frecuente es saltarse la fase de preconsultoría: lanzarse a contratar un software sin un análisis previo de necesidades, sin un alcance claro y sin un informe vinculante que recoja el modelo funcional, el calendario por fases, la valoración económica y cómo se va a hacer la migración de datos. Sin esa hoja de ruta, todo proyecto acaba descontrolado en plazos y en presupuesto.

Un tercer error es querer replicar tal cual los procesos antiguos: implantar un ERP es una oportunidad de oro para revisar cómo se trabaja, simplificar y eliminar pasos que no aportan valor. Y, por último, subestimar la formación y la gestión del cambio. La gente lleva años trabajando de una manera y de repente se le pide cambiar; si no se le forma bien y no se le acompaña, las primeras semanas son duras. Por eso insistimos tanto en elegir bien al implantador: el fabricante importa, pero el implantador importa más, porque es quien convierte el software en resultados.

Para terminar, ¿qué le dirías a una pyme que quiere mejorar su gestión pero no sabe por dónde empezar?

Le diría que el primer paso no es elegir un software, sino dedicar un rato a hacerse tres preguntas honestas: ¿qué información me falta hoy para tomar decisiones?, ¿qué tareas estamos haciendo a mano que deberían estar automatizadas?, y ¿qué cosas no van a escalar si mañana crecemos un 30%? Con esas tres respuestas sobre la mesa ya hay un punto de partida muy útil.

Y a partir de ahí, mi consejo es no hacerlo solos. Que hablen con un partner como nosotros, que pidan una preconsultoría — en Alcatic la ofrecemos sin coste —, que vean una demo personalizada de Sage 50 o Sage 200 con sus propios datos. En una hora se ven las cosas mucho más claras. Y, sobre todo, que no esperen a estar al límite: las empresas que mejor digitalizan son las que lo hacen cuando todavía las cosas funcionan, no cuando ya no dan abasto. La transformación digital ha dejado de ser una opción, es una garantía de supervivencia. Como decía Churchill, no podemos seguir aplicando los hábitos del pasado para decidir sobre las oportunidades del futuro. Invertir en gestión es invertir en tranquilidad y en futuro.