“Hemos creado una integración robusta, escalable y preparada para el futuro”, Nagore Azkue Mier, Market Business Developer de Canon
En un entorno empresarial donde la gestión eficiente de la información es clave, la integración entre sistemas juega un papel fundamental en la optimización de procesos. Nagore Azkue Mier, Market Business Developer de Canon, nos cuenta cómo Therefore™, la solución de gestión documental de Canon, se ha integrado con Sage X3 y Sage 200 para ofrecer a las empresas una mayor seguridad, trazabilidad y automatización en el tratamiento de documentos.
¿Podrías explicarnos brevemente en qué consiste Therefore™ de Canon?
Therefore™ es una solución de gestión documental (ECM) integral desarrollada por Canon. Permite a las empresas capturar, organizar, almacenar, gestionar y acceder a todo tipo de información (documentos en papel, electrónicos, emails, datos, etc.) de forma centralizada y segura. Va más allá del simple archivo, optimizando flujos de trabajo y automatizando procesos documentales.
¿Cuáles fueron los principales retos técnicos y funcionales al desarrollar esta integración de Therefore™ de Canon con Sage X3?
El principal reto fue de carácter funcional: buscábamos desarrollar un conector lo suficientemente flexible como para adaptarse no solo a los procesos documentales actuales, sino también a futuros escenarios y necesidades que puedan surgir en la evolución del proyecto. Además, nos marcamos como objetivo que cualquier modificación o ampliación fuera sencilla, ágil y no dependiera de desarrollos complejos para implementar. Desde el punto de vista técnico, la bidireccionalidad en la comunicación entre Therefore™ y Sage X3 fue un desafío clave. Queríamos garantizar que la información pudiera fluir en ambos sentidos de forma segura, trazable y eficiente, permitiendo así una integración robusta, escalable y preparada para el crecimiento de nuestros clientes.
¿Cuáles son los principales beneficios que obtiene una empresa al implementar Therefore™ con Sage X3?
La integración de Therefore™ con Sage X3 aporta a las empresas beneficios clave tanto a nivel operativo como estratégico. Por un lado, permite disponer de un único repositorio centralizado donde los datos están siempre actualizados, estructurados y accesibles directamente desde Sage X3. Toda acción o modificación sobre los documentos queda registrada y auditada, lo que garantiza un alto nivel de control, trazabilidad y cumplimiento normativo.
Además, la automatización es uno de los grandes diferenciadores: gracias a la inteligencia artificial, los datos se extraen de los documentos de forma automática y se integran en Sage X3, eliminando procesos manuales, reduciendo errores y optimizando tiempos. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que libera recursos que pueden destinarse a tareas de mayor valor.
En definitiva, la empresa gana en agilidad, seguridad y capacidad de adaptación, al tiempo que reduce costes derivados de reprocesos, errores y gestiones manuales. Todo ello se traduce en un retorno de inversión tangible a corto plazo, al aumentar la productividad y mejorar la toma de decisiones basada en información fiable y en tiempo real.
¿Cómo impacta la solución en la eficiencia operativa de las empresas?
La integración de Therefore™ con Sage X3 tiene un impacto directo y medible en la eficiencia operativa de las empresas, especialmente en áreas críticas como la financiera y administrativa.
Así, se reduce significativamente los procesos automatizando tareas como la captura, extracción de datos y registro de facturas y otros documentos financieros minimizando errores y riesgos asociados a la entrada manual de datos.
Además, facilita el cumplimiento normativo gracias a la trazabilidad y auditoría integrada, y pone a disposición de los usuarios información estructurada, actualizada y fácilmente accesible desde Sage X3.
La solución no solo optimiza procesos, sino que maximiza la rentabilidad de la inversión en Sage, al liberar tiempo y recursos, reducir costes operativos y potenciar la capacidad de respuesta de la empresa frente a cambios o nuevos retos del negocio.
¿Cuál es el valor diferencial de esta integración en comparación con otras soluciones de gestión documental?
Principalmente, la especialización. Esta no es una integración genérica, está diseñada específicamente para Sage X3, lo que asegura una experiencia fluida. Además, la interfaz es sencilla, pensada para que el usuario financiero pueda trabajar con comodidad.
Otro punto clave es la inteligencia artificial aplicada a finanzas: extrae datos de facturas y pedidos sin configuraciones complejas. Y, por supuesto, el respaldo de Canon, que garantiza fiabilidad y evolución constante.
Explícanos, ¿cómo la inteligencia artificial de Therefore™ optimiza la extracción de datos de facturas y pedidos?
Therefore™ utiliza inteligencia artificial para optimizar la extracción de datos de facturas y pedidos a través de su función Smart Capture. Esta herramienta permite extraer automáticamente información clave de documentos como facturas de proveedores y acreedores, y pedidos de compra sin necesidad de configuraciones complejas o plantillas predefinidas.
Al integrar esta tecnología con SAGE X3, Therefore™ centraliza la gestión documental, facilitando el acceso inmediato a los documentos archivados sin salir del entorno del ERP. Esto mejora la trazabilidad documental, garantiza el cumplimiento normativo y aumenta la eficiencia operativa al reducir tareas manuales repetitivas.
En resumen, la inteligencia artificial de Therefore™ automatiza la extracción de datos de documentos, mejorando la precisión y eficiencia en la gestión documental y reduciendo errores asociados a la entrada manual de información.
¿Qué impacto tiene la automatización en la reducción de errores y tiempos de procesamiento?
La reducción de errores la conseguimos minimizando la intervención manual de los usuarios. Al automatizar la extracción de datos disminuimos los fallos humanos. A medida que el sistema procesa documentos, aprende y mejora su precisión, adaptándose a nuevos modelos de factura o pedido sin necesidad de reconfiguraciones manuales. Esto permite que el usuario solo tenga que validar los datos, reduciendo tiempos de procesamiento, eliminando errores y agilizando la integración con Sage X3.
La captura, indexación y archivado de la información la hacemos de forma inmediata. Esto reduce los tiempos de espera para acceder a datos críticos. Y lo que es importante, liberamos a los empleados de tareas administrativas rutinarias, permitiéndoles centrarse en actividades estratégicas que aporten mayor valor.
En resumen, la automatización con Therefore™ mejora la precisión de los datos, elimina cuellos de botella en los procesos empresariales y acelera la gestión de documentos.
¿Cómo garantiza esta solución el cumplimiento de normativas como la RGPD y otras regulaciones de protección de datos?
Las medidas más destacadas que tenemos son:
- La seguridad y control de acceso.
- Trazabilidad y auditoría.
- Gestión del ciclo de vida de los documentos.
- Cifrado y protección de datos.
Además, Therefore™ ha superado una auditoría muy exigente por parte de la consultora Ebner Stolz, certificando que cumple con “Privacidad por diseño” y “Privacidad por defecto”. Esto permite a nuestros clientes estar tranquilos, sabiendo que trabajan de forma segura y cumpliendo la normativa.
¿Qué oportunidades veis como Tech Partner de Sage?
Canon es un Partner tecnológico líder en soluciones de gestión documental. Convertirnos en Tech Partner de Sage brinda la oportunidad de ampliar el alcance al mercado conjuntamente, desarrollar una solución integrada de alto valor a los clientes, una solución garantizada que complementa la oferta de Sage.
Recientemente se ha lanzado Therefore™ para Sage 200. ¿Podrías contarnos algunas de sus principales características y ventajas para las empresas que utilizan esta solución?
Con Therefore™ agilizamos la consulta de documentos de compra y venta directamente desde Sage 200. Hemos definido flujos de aprobación para facturas, albaranes, pedidos y ofertas. Esta automatización eliminará cuellos de botella, permitirá conocer quién ha aprobado cada documento y se dispondrá de una trazabilidad de todo el proceso Mejoramos la colaboración entre departamentos a la hora de intercambiar información. Se podrá acceder de forma rápida y fluida para tomar decisiones desde Sage 200 y siempre garantizando la seguridad y el cumplimiento normativo. Para ello protegemos el acceso a los documentos definiendo roles de usuarios.