En el contexto actual de próximos cambios legales que afectan al proceso de facturación de las empresas y vinculados a una transformación digital, las empresas necesitan mejorar sus sistemas de facturación, empezando por su software, así como adaptar sus procesos internos para cumplir los requisitos legales que se plantean.

El ecosistema de Partners de Sage juega un papel fundamental para ofrecer el acompañamiento y las herramientas necesarias a las organizaciones para que puedan afrontar los retos que plantea este momento con éxito.

Por un lado, las empresas deben adaptar sus sistemas de facturación a dos reglamentos, al de desarrollo de la Ley Crea y Crece sobre la obligatoriedad de factura electrónica y, previamente, al Reglamento del software de facturación, desarrollo de la Ley Antifraude. Algunas de ellas contarán con soluciones que no se van a adaptar a estos cambios por tecnología o por ser “a medida”, mientras que otras, sabemos que su actual solución de gestión pasa por la combinación de herramientas ofimáticas. Todas estas empresas están en una posición vulnerable frente a la nueva situación y constituyen el grupo al que debemos hacer llegar nuestra propuesta de valor como socios tecnológicos.

Aunque algunos aspectos estén pendientes de mayor detalle, contar con aplicaciones como Sage X3, Sage 200, Sage 50 o Sage Despachos Connected, que ya tienen la filosofía de integridad y trazabilidad y, además, ya se han adaptado a los requisitos de TicketBai, permitirá a las empresas estar en mejor posición y, sobre todo, le va a permitir avanzar en implementación interna y en la adecuación de sus procesos internos.

En el ámbito de la factura electrónica, podemos aprovechar que no es un concepto nuevo, que nuestras aplicaciones ya estaban preparadas tanto para la generación como para la integración y, como Partners, consultores tecnológicos, tenemos experiencia en los servicios de comunicación relacionados, para ofrecer con seguridad nuestras propuestas.

Por otro lado, muchas de estas organizaciones deberán adecuar sus procesos internos y administrativos relacionados con la facturación, como paso previo o paralelo a la adopción de un nuevo sistema. Podemos dividir este proceso en tres fases:

El primer paso es hacer un análisis interno y recabar información de los circuitos de facturación.

El segundo, realizar un análisis de sus clientes y proveedores, empezando por conocer si forman parte del grupo de grandes empresas o de ámbitos de especial interés. Este análisis ayudará a determinar dónde poner el foco, qué clientes podrían solicitar la emisión en factura electrónica y, por otro lado, qué proveedores podrán solicitar (o estarán obligados) a emitir y comunicar en formato electrónico.

Una vez identificados los clientes a los que se les podría emitir electrónicamente, el análisis continuará por las herramientas y las necesidades a cubrir en el ámbito de la emisión y comunicación de facturas electrónicas.

Por el lado de las facturas recibidas, lo que se debe analizar es cómo recuperar esas facturas electrónicas recibidas e incorporarlas en los sistemas de manera automatizada, empezando por el proceso de contabilización y continuando con la automatización dentro de los procesos de compra.

El último paso sería incorporar el seguimiento del estado de las facturas aprovechando las posibilidades que brindarán las herramientas de comunicación de facturas electrónicas. Aunque esta fase no sea obligatoria en los primeros años de aplicación, es realmente donde mayor beneficio se puede obtener y el que mayor posibilidad de crecimiento digital ofrece, sobre todo en el ámbito de recepción y en aquellos relacionados con los procesos de cobros y de pagos.

Conociendo estas fases, podemos acompañar a los clientes orientándoles en cada una de ellas y ofreciéndoles en cada momento la herramienta que necesitan.