¿Qué es la Ley Antifraude?

La Ley Antifraude, también conocida como legislación de prevención de fraude, es un conjunto de regulaciones y disposiciones legales diseñadas para prevenir y combatir actividades fraudulentas en diversos ámbitos, como el fiscal, el financiero y el comercial, entre otros. Estas leyes están destinadas a identificar, disuadir y sancionar prácticas engañosas o ilegales que buscan, entre otros, comportamientos fraudulentos:

• Evadir impuestos.
• Ocultar ingresos.
• Falsificar documentos.
• Manipular registros contables.

La «nueva Ley Antifraude sobre facturación» hace referencia a una legislación específica que se enfoca en prevenir y combatir el fraude en el proceso de facturación y gestión de registros contables. Esta ley puede imponer requisitos más estrictos para:

• La emisión de facturas.
• La conservación de registros.
• La utilización de software certificado.
• Otras medidas destinadas a garantizar la transparencia y la legalidad en las transacciones comerciales y financieras.

Así deberá ser el software de facturación

Adaptar los procesos internos de una empresa a la Ley Antifraude implica implementar medidas y prácticas que ayuden a prevenir, detectar y responder a posibles actividades fraudulentas.

En concreto, la empresa deberá adaptar el software con el que trabaja para cumplir con las siguientes características:

• Integridad: el software debe ser capaz de registrar de manera precisa todas las facturas y otros documentos comerciales.
• Conservación en el tiempo: conforme a la Ley General Tributaria, es esencial que la información de los últimos cuatro ejercicios contables se encuentre almacenada y accesible. Cualquier omisión constituye una infracción seria que conlleva una sanción proporcional al volumen de facturación de la entidad.
• Accesibilidad: todos los usuarios con autorización deben poder ingresar a través de un identificador y una contraseña cifrada. Asimismo, roles distintos deben ser creados para garantizar que cada usuario acceda únicamente a la información para la cual ha sido autorizado, en concordancia con las normas de la RGPD.
• Legibilidad: los datos deben presentarse en un formato estándar que sea comprensible por terceros.
• Trazabilidad: el software debe registrar la fecha y hora de cada transacción, junto con todos los documentos vinculados. En términos generales, es esencial contar con un rastro completo que documente todas las etapas de compra y venta de la empresa.
• Inalterabilidad: resulta fundamental que los registros sean almacenados sin modificaciones o exclusiones no documentadas en el software. Además, todas las alteraciones deben ser registradas, incluyendo información sobre el usuario, la dirección IP, fecha y hora. Al mismo tiempo, se debe conservar una copia exacta de las versiones anteriores, incluso para los documentos que han sido eliminados.

Claves para adaptar los procesos internos de la empresa

Una de las claves principales para adaptar los procesos internos de la empresa pasa por realizar cambios en el software de facturación, un cambio para el que hay que estar preparado lo antes posible. En ese sentido, contar con un software que se adapte a la normativa facilitará mucho el proceso interno de adaptación.

Cabe recordar que con la nueva norma, la app de facturación que emplee la compañía no debe permitir ni modificar ni eliminar facturas. Además, las facturas tendrán que tener un código QR y se procederá al envío automático de las facturas a Hacienda.

A eso hay que añadirle la necesidad de formación para actuar en consonancia a lo que promulga la ley. Una vez la empresa haya adaptado su software, podrá aprovechar las ayudas gubernamentales para conocer y adaptarse mejor dicho software.

La adaptación de los procesos internos para cumplir con la Ley Antifraude es esencial no solo para salvaguardar la integridad de la empresa, sino también para construir una base sólida de confianza con clientes, socios y reguladores. La implementación rigurosa de medidas como la integridad de registros, la trazabilidad impecable y la utilización de software certificado no solo garantizan el cumplimiento legal, sino que también fomentan una cultura empresarial ética y transparente.