Claves para acabar con las reuniones improductivas
Las reuniones de trabajo son imprescindibles: te ayudan a mejorar la comunicación, a buscar soluciones, a aclarar dudas, etc. Sin embargo, en muchas ocasiones, se alargan, no aportan nada y solo sirven para frustrarte porque estás perdiendo un valioso tiempo de trabajo.
La agilidad a la hora de gestionar el tiempo es un recurso clave para terminar con las reuniones improductivas de una vez por todas.
A cierre de 2021, último ejercicio completo con datos en los registros de Eurostat, la productividad española se situaba en 93 puntos sobre los 100 que suponía la media de la UE y más lejos aún de los 104,7 puntos del promedio de la eurozona.
Pero ¿qué hace falta tener en cuenta para organizar reuniones que sean realmente útiles y no una pérdida de tiempo?
Para rentabilizarlas al máximo, te proponemos estas claves:
Pocos asistentes
Una de las reglas que Steve Jobs puso en marcha en Apple para acabar con las reuniones improductivas fue convocar a pocos asistentes. El número ideal está entre tres y cinco personas.
Marca un horario
Las reuniones tienen que tener un principio y un final. Al ser consciente del tiempo que tienes, te centras más en el tema. Elon Musk, fundador de Tesla, identifica la duración como una de las principales causas de las reuniones improductivas. “El exceso de reuniones es la plaga de las grandes empresas, y casi siempre empeora con el tiempo”.
Puntualidad
No llegar a tiempo a las reuniones puede provocar retrasos que terminan haciendo perder el tiempo a todos los asistentes.
Agenda
El primer paso para que una reunión sea realmente productiva es preparar una agenda con los puntos a tratar. Cuantos más acotados estén, más productiva será la reunión, ya que te ceñirás únicamente a esos puntos.
Aporta información previa
Si conoces de qué se va a hablar y qué esperas de la reunión, podrás prepararte esos puntos y ser mucho más eficiente.
Transparencia
Es importante que seas transparente a la hora de exponer tus dudas y sugerencias.
Asignación de tareas
Es imprescindible marcar qué profesionales o equipos serán responsables de cada una de las tareas que se establezcan, para facilitar su seguimiento.
Participación
Si los asistentes se limitan a sentarse, sentirán que están perdiendo el tiempo. De ahí la importancia de la participación de todas las personas que acuden a dicha reunión. A mayor participación, mayor ritmo, y a mayor ritmo, mayor productividad.
Informe de reunión
Redacta un resumen con las conclusiones de la reunión y los planes de acción. Esto te facilitará su seguimiento posterior y demostrará la productividad de la reunión.