‘Hot desking’, la alternativa a la oficina tradicional

La COVID-19 ha obligado a las empresas a reinventarse y acelerar sus procesos de transformación. Entre las opciones más adoptadas está el hot desking, que consiste en crear espacios de trabajo compartidos y bajo demanda, orientados a fomentar la colaboración entre los empleados.

 

La principal característica del hot desking es que el empleado deja de tener un escritorio fijo. El origen de este concepto está en el hot racking, que hace referencia a una práctica de la Marina estadounidense por la cual los soldados comparten literas en función de la organización de los turnos.

 

Ventajas

  • Ahorra espacio. Puede suponer una reducción del 50 % del utilizado por las empresas.
  • Favorece la colaboración. Ayuda a conocer personas cada día y a generar un ambiente que fortalece el trabajo en equipo.
  • Disminuye los costes. Al instalarse recursos compartidos por todos los trabajadores, los gastos de oficina se abaratan.
  • Fomenta la comunicación. Los trabajadores se comunican con otros de distintos departamentos.
  • Genera diversidad ambiental. Permite disfrutar de distintos ambientes de trabajo (inspiración, motivación, concentración…).
  • Mejora la organización individual. Los trabajadores deben recoger sus cosas cada día y esto supone una mejora de la productividad.

 

Desventajas

  • Clima laboral impersonal. El trabajador no sabe dónde va a tener que sentarte ni con quién compartirá su espacio. Por otra parte, no tiene un lugar de trabajo decorado a su gusto.
  • Pérdida de la motivación. Si se pierde el vínculo emocional con el lugar de trabajo es muy posible que la motivación —o la creatividad— desciendan.

 

Para evitar estos inconvenientes, la empresa debe llevar a cabo una adecuada gestión del cambio. Fundera, compañía estadounidense especializada en asesoramiento a empresas en este ámbito, propone las siguientes iniciativas:

  • Racionalizar el horario y acordar un plan de implantación.
  • Crear una sección en la oficina para aquellos que necesiten su propio espacio de trabajo.
  • Facilitar y agilizar la reserva de hot desks.
  • Ser transparentes con los empleados.
  • Compartir una lista de directrices con las mejores prácticas para adaptarse al nuevo modelo.
  • Fomentar la comunicación.