Forward Future, con Sage 200 Advanced
Forward Future necesitaba migrar su ERP anterior a una solución que le ofreciera mayor integración con clientes y con la plataforma e-commerce, así como una mejor interacción con el sistema de gestión de almacenes (SGA).
Con Sage 200 Advanced se ha configurado un ERP que representa la función logística de Forward Future, que incorpora la automatización de procesos y una completa integración con el SGA.
Un ERP sin evolutivo y con una escasa integración
La actividad de Forward Future debe estar soportada por un sistema de gestión más allá de la facturación y contabilidad, para llevar un registro de los movimientos de mercancías y las distintas operaciones que realiza para sus clientes. En muchas facetas es más importante la adecuada gestión e intercambio de datos con sus clientes que las operaciones físicas y de producto que se dan en los almacenes.
Entre estas operaciones se pueden citar los ciclos de entrada y salida de materiales de los que es depositaria Forward Future, así como el resto de las actividades que se realizan en el almacén: transferencias, reservas, carga de ubicaciones, inventarios, etc. En estas funciones Forward Future es responsable del control, la verificación, la ubicación, el seguimiento y la trazabilidad de los productos gestionados.
Esta gestión se venía realizando con la ayuda de dos sistemas parcialmente integrados que daban respuesta a cada faceta de las operaciones: un ERP generalista que mantenía los movimientos “lógicos” de productos y un sistema de gestión de almacenes (SGA) para la gestión “física” de los almacenes y las operaciones.
El carácter no evolutivo del ERP y el interés por una mayor integración con el SGA llevaron a Forward Future a plantearse una renovación del ERP para cubrir las necesidades presentes y futuras de la actividad económica de la empresa.
Minimizar el impacto a los clientes automatizando y simplificando procesos
Forward Future tenía un planteamiento muy claro de la funcionalidad que deseaba disponer mediante su nuevo ERP, pero se enfrentaba a la complejidad de los objetivos de automatización y simplificación que también buscaba.
Como requerimiento inicial, era preciso gestionar cada pedido, ya que el catálogo de productos varía según el cliente, y al mismo tiempo registrar los movimientos que se producen en el almacén. Se necesitaba un entorno único y simplificado de gestión, que integrara la información automáticamente y permitiera al usuario consultar fácilmente la trazabilidad de cada pedido y artículo.
Adicionalmente, la modernización del ERP no debía suponer la necesidad de reemplazar el SGA, con el que estaban plenamente satisfechos. Aun así, había que sacar mucho más partido del SGA, mediante una integración completa que facilitase la comprobación y sincronización de existencias entre ambos sistemas, disponiendo de una monitorización de interfaces que permitiera detectar errores y falta de sincronía en las comunicaciones de operaciones.
Un ERP con funcionalidad completa y un Partner solvente
A la hora de evaluar la migración, se valoraron soluciones desde dos enfoques diferentes. Por un lado, ERP orientados a la actividad logística, que, si bien aportaban de manera directa la funcionalidad específica de la actividad esencial de la compañía, carecían de amplitud en cuanto a opciones de negocio de un ERP tradicional.
Y, por otro lado, soluciones ERP cuya funcionalidad de negocio es completa, pero que deberían ser adaptadas para representar el modelo de negocio de un operador logístico como Forward Future.
Ante esta disyuntiva, el principal factor decisorio fue la definición por parte de Saqqara (Partner de Sage) de un proyecto de integración completo, que contemplase los factores existentes, las dificultades de integración sobre sistemas e interfaces vigentes, así como las nuevas funcionalidades.
Dentro de las soluciones ERP de Sage para la empresa, se optó por Sage 200 Advanced al ofrecer una buena relación coste-beneficios en cuanto al desarrollo de nuevas funcionalidades, sin perder de vista futuras configuraciones de usuario que pudieran evolucionar.
Una vez decidida la herramienta a implantar, el proyecto se enfocó en las integraciones del ERP con el SGA y la plataforma Shopify, así como en la automatización y centralización del máximo de tareas en la interfaz de Sage.
Integración avanzada con el SGA
Gracias a los servicios profesionales de Saqqara se ha conseguido que la integración entre Sage 200 Advanced y el SGA sea automática, basada en parámetros de control. De tal manera que ciertas operativas son totalmente programadas, mientras otras se producen a demanda mediante la solicitud de un operador de gestión de clientes u operaciones. Y se efectúan de manera sencilla mediante opciones disponibles en un menú personalizado.
Forward Future ha logrado que todas las consultas desde el ERP se basen en información recopilada en tiempo real, si bien y en función de la programación, se pueden recoger datos recopilados desde el SGA de períodos anteriores.
Preparados para soluciones de comercio electrónico
La integración de Sage 200 Advanced con Shopify permite atender de manera directa las solicitudes de una tienda web, así como actualizar información de preparación de pedidos y expediciones y sincronización de existencias. Incluyendo todos los datos precisos para realizar desde el fulfillment hasta el envío. Todas estas operaciones son automáticas, salvo aquellos puntos de decisión que hayan sido definidos por cada cliente de Forward Future.
Hay una serie de funciones personalizadas desarrolladas por Saqqara para Forward Future que también contribuyen al éxito de la solución alcanzada. El decisivo papel del Partner en el proyecto de migración y la capacidad del equipo de integradores en las tareas de planificación y desarrollo son aspectos especialmente valorados por Forward Future.
Puesta en producción ágil para una mayor simplicidad y productividad
Uno de los puntos críticos del proyecto era la puesta en producción. Forward Future necesitaba una solución de implantación inmediata, que garantizase la integración existente con sistemas legacy. En este sentido, las facilidades de configuración y de desarrollo han sido uno de los valores más apreciados de la solución.
“El modelo de arquitectura de funcionamiento, la utilización de tecnologías probadas y la posibilidad de definir controles suficientes de seguridad de uso e inviolabilidad han supuesto una diferencia sustancial”, reconoce Joaquín Mateos, responsable de Sistemas y Operaciones de Forward Future.
La implantación de la solución Sage 200 Advanced ha permitido a Forward Future alcanzar dos importantes logros.
El primero es un mejor y más completo intercambio de información con el SGA. Esto se traduce en un intercambio de información de entradas y salidas de forma automática, de tal forma que las operaciones en almacén generen los movimientos de entrada y salida en los documentos y artículos correspondientes del ERP.
El segundo es una integración con la plataforma de comercio electrónico Shopify, que permite a Forward Future aportar un valor añadido a sus clientes de e-commerce dándoles información constante de sus pedidos y sincronización directa con su stock.