Aprende a ser más productivo con ‘time blocking’

Seguro que en más de una ocasión te sientes como si hicieras malabares para poder cumplir con todo el trabajo y saltas de una actividad a otra perdiendo la concentración.

Para ayudarte a mejorar tu productividad existen técnicas que ayudan a tomar el control de tu calendario, como el time blocking.

 

¿Qué es el time blocking?

Es una estrategia de gestión del tiempo que te permite planificar tu día a día. Te propone dividir la semana laboral en pequeños bloques. Al programarlos, te aseguras trabajar en tus tareas más importantes y centrarte de manera efectiva en ellas.

Existen dos principios básicos del time blocking:

• Planificar de forma visual los bloques de tiempo en tu calendario.
• Agrupar tareas similares en un único bloque.

 

Beneficios del time blocking

• Evitas la procrastinación: con una adecuada planificación de la agenda puedes superarla.
• Consigues un registro temporal: puedes llevar a cabo un seguimiento del tiempo que necesitas dedicar a cada tarea.
• Incrementas la productividad: agrupar pequeñas acciones en un periodo de tiempo mejora tu productividad.
• Potencias la concentración: ¿sabías que cada vez que interrumpes un trabajo para hacer cualquier otra cosa no estás de nuevo concentrado al 100 % hasta casi media hora después?
• Facilitas la conciliación: organizar la agenda por bloques te permite ir cerrando capítulos pendientes, sin apurar los plazos.
• Aumentas la satisfacción personal: gracias al time blocking, te sentirás más motivado.

 

Consejos para implementar el time blocking

• Identifica tareas en las que necesitas trabajar
  Asegúrate de identificar cuáles son tus tareas más importantes. Busca una herramienta que te permita añadir detalles, como la prioridad de una tarea, los colaboradores, archivos adjuntos importantes…
• Detecta tus horas de mayor productividad
  Puedes aumentar tu eficacia si adaptas tus bloques de tiempo para trabajar en temas importantes en tus momentos más productivos del día.
• Intenta organizar las reuniones una tras otra
  Las reuniones dispersas a lo largo del día obstaculizan tu productividad, ya que te impiden concentrarte. Intenta programar un bloque de tiempo para las reuniones, de modo que estén una a continuación de la otra, con algunos descansos.
• Programa tus bloques de tiempo
  Piensa en las prioridades que tienes para el día y programa un tiempo para la concentración en tu calendario, para poder trabajar en cada grupo de tareas. Por supuesto, puedes realizar una misma tarea más de una vez al día.
• Ten en cuenta las pausas y descansos
  Deja ratos de descanso entre tareas. Fija esos descansos y no te olvides de dejar también algo de margen en el tiempo dedicado a trabajos que requieran más esfuerzo.
• Programa bloques para tu tiempo personal
  Planifica bloques de tiempo para las actividades personales para asegurarte de cumplirlas.
• Mueve los bloques en función de las circunstancias
  La flexibilidad es una de las características fundamentales del time blocking. Es muy posible que aparezcan imprevistos. Puedes mover los bloques a un mejor momento en el que puedas completarlos.
• Reserva tiempo para el time blocking
  Reserva tiempo en tu calendario para organizar tus días y tu semana. Es buena idea hacerlo a primera hora de la mañana del lunes o a última hora del viernes.
• Haz los ajustes necesarios
  Modifica y ajusta tus bloques de tiempo hasta que estés satisfecho. Tómate tu tiempo y haz lo que te parezca correcto.