Reuniones virtuales: claves para que sean productivas
El confinamiento por la crisis sanitaria provocada por la COVID-19 ha vuelto imprescindibles las reuniones a distancia. Sigue estos tips y conseguirás que sean efectivas.
Si antes del confinamiento en ocasiones utilizábamos las reuniones virtuales (para evitar desplazamientos, ahorrar tiempo o cuadrar una agenda imposible), ahora se han vuelto absolutamente imprescindibles. Al igual que para las reuniones de trabajo presenciales, existen tips y herramientas que nos ayudan a que sean más eficaces y productivas.
- Establecer una agenda: el primer paso es fijar una agenda clara, que incluya el tema, la finalidad y los puntos clave de la reunión, así como las personas que asistirán y cualquier documento o archivo relevante.
- Elegir muy bien a los participantes: ligado con lo anterior, es fundamental acotar la participación solo a aquellas personas relacionadas con el asunto que tratar. De esta forma, evitamos hacer perder el tiempo a quienes no lo son y, a la vez, propiciamos la agilidad en la toma de decisiones.
- Preparación: en la convocatoria de la reunión virtual debemos reflejar las tareas encomendadas a cada uno. De esta forma, todo el mundo acudirá preparado.
- Orden del día y duración: dejaremos claro y compartiremos con los participantes previamente el orden o estructura de los asuntos que hay que tratar y fijaremos un moderador.
- Elegir la herramienta adecuada: Skype, Zoom, Hangouts… Existen multitud de tecnologías aplicadas a las reuniones virtuales; debemos escoger aquella que mejor se adapta al equipo y a las funcionalidades que se van a necesitar, por ejemplo, trabajar de forma colaborativa, compartir pantalla, grabar la reunión, pizarras, integrar calendario, etcétera.
- Comprobaciones previas: para evitar perder el tiempo con inconvenientes técnicos, debemos comprobar unos minutos antes del comienzo de la reunión que todo funcione. La mayoría de las herramientas tienen un test en el menú para comprobar la conexión a internet, el vídeo y el audio. Asegúrate de fijar la webcam a la altura de los ojos.
- Preparaciones previas: antes de comenzar la sesión, cierra todos los programas, aplicaciones y pestañas que no necesites. Así ganarás en rendimiento y protegerás la información privada. Elige un espacio agradable, ordenado y con fondo neutral, y mantén tu imagen profesional aunque estés en casa.
- Pautas durante la sesión: el moderador será el encargado de hacer una introducción y guiar el desarrollo de la videoconferencia. En este sentido, es importante tomarse un breve tiempo para establecer una conversación informal, hacer que todos se presenten y asignar el turno de palabra intentando que todos participen y se involucren. Hay que evitar las interrupciones en el turno de palabra y hablar claro, pero no demasiado alto.
- Evitar distracciones: es importante evitar hacer otras tareas, como comprobar correos o escribir, en medio de la reunión. Los otros participantes lo notarán y provocaremos distracciones y falta de concentración. Además, en los momentos en que no estemos hablando es mejor silenciar el micrófono para evitar ruidos de fondo.
- Resumen y tareas: es recomendable que alguien se encargue de tomar notas y enviar tras la reunión un resumen de esta, en el cual consten las decisiones acordadas, las tareas asignadas a cada participante y los próximos pasos previstos.