Bodegas Campos: combinando tradición y vanguardia en la gestión de eventos y catering con Sage

Una solución integral que les otorga total control y capacidad para el cumplimiento exhaustivo de la normativa alimentaria vigente.

Bodegas Campos se incorpora al sector de la hostelería en 1989, centrada en la celebración de congresos y de banquetes familiares y de empresa. En 1995 inaugura su taberna-restaurante y el servicio de catering, con un espíritu de actualización de la cocina tradicional y búsqueda de la excelencia en el servicio.

 

Beneficios clave

• Solución integral y flexible que les otorga total control y capacidad para el cumplimiento exhaustivo de la normativa alimentaria vigente.

• Completa planificación de órdenes de trabajo agrupadas, lo que les permite optimizar al máximo los cuartos de trabajo (frío, verduras, etc.).

• Automatización de pedidos, digitalización de la trazabilidad y una gestión eficiente de clientes.

La solución reside totalmente en la nube, lo que permite a los empleados la capacidad de trabajar desde cualquiera de los tres centros de trabajo y en las visitas a los clientes, además de custodiar los datos de forma controlada y segura.

Bodegas Campos de Córdoba abrió sus puertas en el año 1908, dedicada a la crianza de vinos de los pagos de Montilla y Moriles. Tras una laboriosa andadura, hoy son un referente gastronómico y cultural de la ciudad, caracterizado por su defensa de las tradiciones populares.

Entre sus clientes se encuentran particulares, empresas e instituciones de primer nivel en el ámbito local, autonómico y nacional, que confían en su especialización en la ejecución completa de eventos tales como bodas, bautizos, congresos, foros culturales y actos públicos e institucionales de distinta índole, ya sea en sus propias instalaciones como mediante actividades de catering.

En el año 2005 abre un centro logístico de producción, donde los alimentos que se sirven han sido previamente procesados con la tecnología más avanzada, bajo la normativa sanitaria vigente. Cuenta con un Departamento de I+G (Innovación y Gastronomía), dedicado a la elaboración de propuestas y platos nuevos, dentro de la filosofía que aúna vanguardia y tradición.

“La calidad de nuestra trayectoria ha sido distinguida con diversos reconocimientos, entre otros con los premios Alimentos de España, del Ministerio de Agricultura, Nacional de Hostelería, FEHR 2010 y Nacional de Gastronomía”, destaca Joaquín Gómez, director de Sistemas de la compañía.

La empresa factura más de 7 millones de euros anuales en eventos, y cuenta para ello con una plantilla que ronda los 100 profesionales, y se expande en los momentos clave de su producción hasta casi triplicar su equipo. En su conjunto es un equipo compuesto por personas formadas 100 % por la empresa a través de su Escuela de Hostelería, fundada en 2004.

El reto: mantener el control la seguridad y calidad cuando el volumen crece

Su cocina no solo abastece las necesidades propias de hostelería y catering, sino que cuentan con una fábrica cuya capacidad y especialización les permite ser proveedores de productos semielaborados para el sector de la restauración y distribución.

Si su actividad empresarial ya precisaba de por sí una completa gestión contable, financiera y laboral propia de cualquier negocio, Bodegas Campos necesitaba una solución mucho más ambiciosa que les permitiera controlar hasta el último detalle la gestión de eventos y la producción, incluyendo materias primas, procesos de elaboración y entregas.

“Aunque somos una empresa tradicional, siempre hemos pensado que el uso de la tecnología es el camino a seguir para conseguir la excelencia en nuestras cocinas y la optimización y control en nuestros procesos de elaboración”, reconoce Joaquín Gómez.

Antes de adoptar Sage 200, utilizaban una versión anterior del ERP complementada por otras aplicaciones que funcionaban en paralelo. Pero sin duda necesitaban disponer de la unificación de datos que les proporcionara una visión única de todo el negocio, con información en tiempo real, con Sage como columna vertebral de la gestión.

Tras analizar otros ERP del mercado, se decidieron por Sage 200 porque los demás no tenían la solución de cocinas que este podía aportar, a lo que se sumaba la capacidad adicional de poder adaptar el software a muchos de sus procesos.

Contaron para ello con los servicios profesionales de consultoría, implantación, personalización y soporte de un Partner altamente especializado y local como IDESA. “De ellos me gustaría resaltar su flexibilidad a la hora de afrontar la digitalización de procesos”, destaca Joaquín Gómez.

 

La solución: control global de todos los procesos para optimizar recursos

Cuando se confirma la contratación de un evento, Sage genera automáticamente cuatro pedidos: comida, bebida, recursos humanos y servicios complementarios de hostelería (carpas, estufas, etc.). Este tipo de automatizaciones ahorra mucho tiempo de gestión y permite al personal de Bodegas Campos centrar su tiempo en procesos de mayor valor.

“Queríamos optimizar la gestión de eventos, principalmente mediante el control de clientes y la gestión de sus pedidos, garantizando la calidad y mejora continua de nuestro servicio”, comenta Joaquín Gómez.

Dentro de Sage han diseñado sistemas analíticos por eventos, con imputación de costes directos e indirectos, lo que aporta la riqueza de información necesaria para evaluar la rentabilidad del negocio.

Este directivo subraya también la capacidad de integración de Sage con otras soluciones del mercado como Salesforce, que implementaron poco después. Disponen para ello de la integración hecha a medida por IDESA con Salesforce, gracias a la cual toda la gestión comercial, los leads, oportunidades y presupuestos se gestionan en este. Y una vez la oportunidad se gana, se traspasan el cliente y el pedido a Sage 200 para que pueda proseguir con la facturación y gestión administrativa, devolviendo la información de pagos y cobros.

Sage 200 es un ERP que emplean en su día a día todos los trabajadores de oficinas y almacén, una fuerza laboral que oscila en torno a 20-25 usuarios. “El departamento comercial y el área de producción han sido los más beneficiados, aunque ha sido una mejora trasversal de todos los departamentos de la empresa”, indica Joaquín Gómez.

 

Perspectiva

Ampliando su actividad, recientemente han puesto en marcha la línea “Como en casa” para la venta a domicilio a particulares, con una carta específica disponible mediante e-commerce a través de la web. De esta manera, además de ofertar un menú de una calidad superior, Bodegas Campos brinda la oportunidad a sus clientes de iniciarse en el atractivo mundo de la cocina, con explicaciones y ejemplos de montaje de platos, ensamblaje y emplatado en su propio domicilio. Las capacidades tecnológicas de gestión y de integración de Sage 200 les permiten afrontar cualquier iniciativa de crecimiento, como esta o las que les depare el futuro.