Todo lo que tienes que saber sobre el control horario y el registro de jornadas en el ámbito laboral
¿Sabías que ya existía una normativa específica en materia de registro de jornadas para los contratos a tiempo parcial? ¿Y que el Gobierno ha aprobado un nuevo Decreto Ley sobre el registro de jornadas, que amplía la actual normativa a todos los tipos de empleados, y por el cual quedan obligadas las empresas con empleados a implantar un control horario de la jornada para todos sus trabajadores?
Con esta reforma normativa, aprobada el pasado 8 de marzo, lo que se pretende es:
- Garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada.
- Posibilitar el control horario por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, creando un marco de seguridad jurídica para trabajadores y empresas que solucione todas las discrepancias en materia de jornada, salario y termine con la precariedad laboral.
- Poner control a las horas extra no pagadas o fraudulentas que encubren jornadas completas en caso de los trabajadores a tiempo parcial.
- Controlar el absentismo laboral.
Además, para reforzar dicha obligatoriedad, el abogado general de la Unión Europea respaldó esta propuesta como medida para garantizar los derechos de los trabajadores y estimó necesario que nuestro país debía incluir nueva legislación con el fin de que exista un control horario efectivo sobre la jornada de los trabajadores. Esto es debido a que, sin un sistema de cálculo del tiempo de trabajo, no existen garantías de que se respeten los límites temporales fijados en la Directiva 2003/88.
Todas estas novedades fueron aprobadas el pasado viernes 8 de marzo por Decreto Ley en el Consejo de Ministros. Pero ¿conoces cómo será la implantación de esta norma? Se establece un periodo transitorio de dos meses para la puesta en marcha de esta medida.
A partir de mayo de 2019 todas las empresas deberán estar adaptadas.
Vamos por partes, no te preocupes, en este post te lo explicamos todo:
Obligatoriedad sobre el control horario y registro de la jornada laboral (y con vigencia anterior a la aprobación del Decreto Ley)
El Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, establece textualmente la obligación del registro de jornada o control horario de entrada y salida de los trabajadores en dos supuestos:
- Horas extraordinarias
- El apdo. 5, art. 35, establece: “A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”.
- La empresa se encontrará obligada a entregar al trabajador, en cada periodo de pago salarial, un comprobante de horas incluido junto al recibo de salarios.
- Trabajadores a tiempo parcial
- El apdo. 4 c), art. 12, establece respecto a los trabajadores a tiempo parcial: “A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias”.
- El empresario a partir de ahora deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.
- En caso de incumplimiento de las obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.
¡IMPORTANTE!
Cabe destacar sobre este punto que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social continúa exigiendo a las empresas el registro de la jornada diaria, porque para comprobar con exactitud la realización o no de horas extraordinarias debe conocer la jornada ordinaria diaria de cada empleado, puesto que de lo contrario se produce una indefensión del trabajador, ya que la prueba del exceso de jornada depende en exclusiva del empresario.
Conoce los términos de la nueva obligatoriedad sobre el control horario y registro de jornadas que amplía el punto anterior
Así se plantea la reforma para que todos los empleados fichen a diario en el trabajo:
- Los trabajadores van a tener que volver a fichar a la entrada y a la salida de su puesto de trabajo. Esto es lo que establece la nueva normativa sobre el registro de jornadas.
- El Estatuto de los Trabajadores va a reconocer como derecho laboral básico de cada empleado conocer la duración y la distribución de su jornada ordinaria de trabajo, así como su horario de trabajo.
- De esta forma, para que se haga efectivo este nuevo derecho de los trabajadores, la ley que regula el mercado de trabajo especificará en el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores cómo deberán registrar la jornada las empresas. “Será de obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador de forma fehaciente. Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida”.
- La propuesta del Gobierno recoge también que su puesta en marcha se realizará a través de la negociación colectiva, mediante consulta previa a los representantes de los trabajadores. En defecto de estos, va a ser el empresario el encargado de dar instrucciones para organizar y documentar el registro de la jornada de cada trabajador.
- Además, otra novedad, será incluir en el art. 35 la obligatoriedad de que cada trabajador reciba mensualmente la relación de horas ordinarias y extraordinarias que ha realizado en dicho mes; también los representantes sindicales y comités de empresa recibirán esta información de toda la plantilla.
- Por tanto, en materia de horas extra es otro cambio importante: la obligación del empresario de informar mensualmente a los representantes de los trabajadores sobre las horas extraordinarias que ha hecho cada empleado, cualquiera que sea su forma de compensación.
Lo más relevante. ¿Sabes cuáles serán las consecuencias de incumplir con el control horario y registro diario de la jornada laboral?
Si se incumple con esta obligación, se puede convertir en algo muy grave que puede afectar de forma importante a la cuenta de resultados de las empresas.
Las sanciones por no llevar un control horario dependerán del tipo de incumplimiento:
- Infracciones leves: de 60 a 625 euros, según se produzcan por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar (mediante los informes generados por el software de control de presencia).
- Infracciones graves: de 625 a 6.250 euros, según se detecten irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.
- Infracciones muy graves: de 6.250 a 187.515 euros, según se hayan producido un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato, o bien se supere el máximo legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente.
Por tanto, las multas se pueden producir tanto por la ausencia de sistemas de control como por la falta de comunicación de la realización de horas extras o por el enmascaramiento de las horas extra bajo otros conceptos salariales o tipología contractual.
¿Estás ya preparado? ¿Conoces Sage Control Horario?
Sage Control Horario es el control de presencia del fabricante Woffu, una solución en la nube para la gestión del tiempo y presencia que te ayuda al cumplimiento de toda la normativa en relación al registro de jornada.
Es un software cloud muy intuitivo, diseñado para empresas que quieran apostar por la digitalización desde un entorno colaborativo, donde tanto en su versión app como web puede gestionarse de manera sencilla los procesos de vacaciones, ausencias y presencia totalmente integrados.
Cuenta con un sistema de fichaje digital, a través de app y web (limitados por IP), y es muy sencillo su uso por el empleado.
- La app está disponible en versión Android y Apple (App Store).
- Los trabajadores pueden disponer de toda la información de la jornada laboral, calendario laboral de bolsillo, solicitar vacaciones desde cualquier lugar dispositivo…
- Además, puede ser integrado con terminales de fichaje (biometría, reconocimiento facial…).
- Permite una creación ilimitada de horarios fijos, flexibles, rotativos.
- Transforma el exceso de jornada en horas extras para trabajadores a tiempo completo y horas complementarias para trabajadores a tiempo parcial.
- Emite los listados oficiales que puede solicitar la Inspección de Trabajo.
Integrado con las soluciones de laboral de Sage, permite la gestión integrada y completa bidireccional, en cuanto a empleados en alta y su situación contractual, traspaso de datos desde el control de presencia a la nómina, marcajes diarios, ausencias, conceptos salariales de horas extras, horas complementarias y nocturnidad para su pago y cotización, así como para la entrega del anexo de jornadas.
No olvides que una dejadez en la tarea del control de presencia puede suponer, a partir de mayo de 2019, una sanción por parte de Inspección de Trabajo.
Por ello, más que nunca, es necesario invertir en una aplicación centrada en el control de horario de entrada y salida de los trabajadores. Más allá de un gasto, será la mejor inversión para ahorrar dinero y tiempo en la gestión laboral y de recursos humanos de tu negocio.
David Egea
Diplomado en Relaciones Laborales por la Universidad Autónoma de Barcelona. Lleva más de cuatro años en Sage y en la actualidad es Senior Product Manager del área de Payroll & HR.