Liderar la transformación digital, por Ronald Lozano Manzi, Product Legal Manager de Sage
Si preguntáramos a alguien si se comunica con alguno de sus allegados por carta, seguramente nos diría que no; es más, nos miraría de una manera extraña al plantearle esa pregunta.
Si a esa misma persona le preguntáramos si para enviar una fotografía o un vídeo utiliza el correo electrónico, posiblemente su reacción sería la misma.
Seguro que su respuesta iría en la línea de que hay otros mecanismos mucho más agiles y directos para compartir este tipo de ficheros.
Como ciudadanos de a pie, no nos planteamos determinadas maneras de relacionarnos entre nosotros, y asumimos que algunas de ellas son incluso arcaicas; sin embargo, utilizamos todavía algunas de ellas para relacionarnos dentro del ámbito de nuestra organización, para las comunicaciones con nuestros clientes y proveedores e, incluso, mientras lo han permitido en la relación con las Administraciones.
Un primer acercamiento a la digitalización en algunas empresas y autónomos ha sido incorporar esas mismas herramientas que utilizan fuera del ámbito empresarial en los procesos de su negocio, con el objetivo de incluir esa agilidad y esa “modernización” en dichos procesos.
Sin embargo, nos seguimos centrando en cumplir el trámite en cuestión (hacer una factura, enviarla al cliente), pero no estamos pidiendo la misma agilidad para poder obtener un resultado de nuestras ventas, o de ese cliente, y, a veces, ni siquiera tenemos directamente la información sobre su cobro; esto es, seguimos olvidando un activo importante en las organizaciones como es la información.
Han sido los requisitos impuestos por las Administraciones, en especial, la tributaria, los que han “obligado” a tomar determinadas medidas, que al final han supuesto, si se han sabido aprovechar, un salto cualitativo en muchas empresas. Recordemos aquí el SII, que supuso para muchas compañías replantear sus procesos de facturación para adecuarlos a los tiempos de comunicación y calidad de la información necesaria.
Estamos de nuevo en uno de esos momentos, quizás más relevante si cabe. Se aproximan normativas e iniciativas técnicas promovidas por las Administraciones que precisamente van a hacer hincapié en la mejora de las comunicaciones con ellas, por un lado, y con nuestros clientes, ya sean consumidores finales u otras organizaciones, por el otro.
La primera a abordar, la Ley de lucha contra el fraude fiscal y su posterior desarrollo reglamentario sobre el software de facturación, con la que nos requerirá disponer de un software que garantice unas medidas de seguridad, trazabilidad e integridad de la información, e introduzca un elemento que permita que estos requisitos se puedan llevar al exterior mediante un código QR y la comunicación a la propia Administración. El objetivo es doble: por un lado, eliminar una desventaja competitiva como aquellos que utilizan herramientas para ocultar su facturación real y, por ende, el IVA asociado, para generar una ventaja de precio o de costes, y, por otro, profesionalizar a las empresas como mínimo en un proceso clave en la organización como es la facturación.
Además, tenemos también próxima la Ley de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece). Entre las medidas para fomentar la creación de empresas y facilitar su posterior desarrollo se encuentra el uso de la factura electrónica como mecanismo único de comunicación entre empresas, hecho que ha de reducir los errores de transcripción y los tiempos de comunicación, con el objeto último de reducir la morosidad y los periodos de pago (junto con otras medidas en el mismo ámbito).
Por último, para los autónomos, además, a raíz del proyecto de ley que se está desarrollando para que su cotización dependa de sus ingresos reales, se le añade un motivo más para conocer de primera mano la situación de su negocio y, por tanto, la necesidad de que dicha información resulte mucho más sencilla y ágil de obtener, tanto si la gestiona directamente o a través de su asesor de confianza. En este último caso, necesitará, además, que esta información fluya en ambas direcciones.
En resumen, estamos próximos a un contexto en el que las empresas van a necesitarnos y en el que podemos (debemos) ayudarlas ofreciéndoles no únicamente soluciones que cubran los nuevos requisitos que se les van a exigir, sino, mediante nuestro ecosistema, soluciones que les permitan dar un salto cualitativo mayor, dotándolas de herramientas que les permitan sacar provecho real de esta situación y, por otro lado, orientando en el cambio cultural y el objetivo que hay detrás de todas estas iniciativas, profesionalizar el tejido empresarial mediante la digitalización de sus procesos.
Ronald Lozano Manzi
Product Legal Manager de Sage