Matriz RACI: cómo determinar las responsabilidades de un proyecto
RACI es un acrónimo en inglés (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) que ayuda a los equipos a brindar claridad con respecto a la asignación de roles en un proyecto y determinar quién es el responsable de una tarea específica.
Se trata de una matriz de responsabilidades enfocada a la gestión de un proyecto (RACI matrix en inglés). En ella se determina qué persona va a realizar un rol concreto, algo que se indica a través de las iniciales que dan nombre a la matriz. Cada individuo involucrado estará asignado a un papel.
La forma de representar la matriz de actividades es sencilla: se crea una cuadrícula en la que se muestran los nombres de los participantes (parte de arriba) y las actividades a realizar (a la izquierda). Los recuadros interiores se complementan con los roles que tendrá cada empleado. De un solo vistazo los implicados verán cuál es su responsabilidad de forma clara.
La matriz de responsabilidades RACI es una herramienta de diseño sencillo y versátil pensada para simplificar la organización y distribuir las obligaciones y tareas. Además, hay que completarla entera, es decir, asignar todos los roles para evitar confusiones o dificultar la toma de decisiones.
La matriz de asignación de responsabilidades está compuesta por cuatro roles:
Responsible o responsable
Indica la persona encargada de realizar una tarea concreta. Puede desempeñarse por una o varias personas y también es posible que quienes ostenten este rol deleguen en terceros, pero nunca su responsabilidad sobre la consecución de la tarea.
Accountable o autoridad
Es el encargado de que las tareas salgan bien. Solo hay uno para evitar responsabilidades compartidas y este vigila que se ejecute cada acción. Tiene la capacidad de definir qué herramientas se utilizan y de cambiarlas si lo considera oportuno.
Consult o consultor
Son personas con un perfil técnico. Ofrecen opiniones de valor y facilitan la comprensión de las tareas a los demás roles. Pueden llegar a detener acciones si lo estiman oportuno.
Informed o informado
Se les informa sobre el avance del proyecto, ya que están interesados en él. No pueden parar las tareas que se llevan a cabo, pero es necesario mantenerlos al tanto de lo que ocurre. La comunicación en este caso es solo unidireccional.
Cómo hacer una matriz RACI
Tamaño y complejidad
En este primer paso, se establece el tamaño y complejidad del proyecto. Esta matriz de roles y responsabilidades funciona mejor en los proyectos de tamaño medio o superior.
Identifica las tareas
Para ejecutar el proyecto hay que dividirlo en tareas, las cuales se asignan en el siguiente paso. No es necesario precisar cada una. Para facilitar este paso, es recomendable crear una lista y colocar las tareas en la parte izquierda de la matriz.
Asigna los roles
Cuando están perfiladas las tareas y los objetivos, se distribuyen los roles de la matriz RACI. Este paso puede realizarse mediante una reunión inicial.
Determina fases del proyecto y diseña un calendario
Esta es una forma de garantizar la efectividad de la propia matriz. En el calendario se mostrará la finalización de cada tarea y fase.