Mejora tu productividad con el método Kanban
Si lo que buscas es una nueva manera de aumentar la productividad de tu equipo o quieres organizar mejor tus proyectos, tu opción es el método Kanban.
Kanban es un método visual para gestionar y procesar el trabajo. Según Atlassian, líder en metodología ágil, “el objetivo del método Kanban es poder visualizar tu trabajo, limitar la acumulación de tareas pendientes y maximizar la eficiencia (o el flujo de trabajo). Los equipos que trabajan con Kanban se enfocan en reducir la duración de un proyecto (o la intervención de cada miembro) de comienzo a fin”.
Este método, aunque no con este nombre, se desarrolló en las fábricas de automóviles de Toyota, en Japón. En ellas se estableció un protocolo en el que se delimitaron las fases que formaban el proceso de producción y en cada una de estas se debía garantizar la máxima calidad para pasar a la siguiente. Además, todo debía de estar documentado en tarjetas.
El origen de este término procede del japonés, en el que Kan significa visual y Ban, tarjeta. Es decir, Kanban es la aplicación de tarjetas o Post-its en el que se marcan las tareas del trabajo, quién las ejecuta y el plazo de tiempo calculado para terminarlas.
La gran ventaja de esta metodología es que es muy sencilla de aplicar. Además, al ser una técnica eminentemente visual, es muy fácil mantener un control sobre la evolución del proyecto.
Cómo se implementa
Kanban es un tablero de tareas que sirve para organizar todo el trabajo. Pero para aplicarlo correctamente conviene conocer algunos aspectos como el flujo de trabajo de proyectos, la visualización de fases del ciclo de producción, el lema Stop starting, start finishing y el control de flujo.
Primero hay que crear un tablero en el que cada columna represente el estado de las tareas (ejecución, hecho, testeando, pendiente…) y definir el flujo de trabajo del proyecto. Una de las diferencias con el método Scrum es que las tarjetas se van desplazando por las columnas hasta que se haya terminado, mientras que las nuevas labores se van acumulando al comienzo.
Cada tarea concreta es un Post-it pegado en el tablero que todos pueden ver fácilmente, con la información imprescindible (responsables, descripción básica y duración estimada).
La prioridad dentro del sistema Kanban es terminar el trabajo en curso antes de empezar con otras tareas. Las labores vigentes han de estar limitadas, esto es, no puede haber más de x actividades en cada fase.
Las seis prácticas de Kanban
Para llevar a cabo este método correctamente, hay seis pasos fundamentales:
Visualiza el flujo de trabajo
Es muy importante conocer los procesos y pasos por los que tu proyecto está pasando. Puedes utilizar un tablero digital o una pizarra, pero deben quedar claramente identificados. Se deben crear tres tipos de columnas donde las tareas estén repartidas por:
- Tareas pendientes
- Tareas en progreso
- Tareas terminadas
Límites WIP
WIP son las siglas para trabajo en progreso (Work in progress). Debemos poner unos límites en nuestras tareas y no querer abarcarlo todo a la vez.
Analiza cada tarea individualmente y ordénalas por orden de ejecución.
Gestiona el flujo de trabajo
El principal objetivo de este método es crear un flujo continuo e ininterrumpido de trabajo. Para conseguir esto es muy importante el paso número dos, donde organizamos las tareas antes de ponernos a trabajar.
Consolida las políticas de empresa
Tenemos que especificar nuestras líneas de actuación para que todos los miembros de la empresa sean capaces de entender qué es lo que estamos haciendo y por qué. Debemos dejar por escrito cuándo se comienza y se termina una tarea, descripciones individuales de trabajo, lista de todas las tareas que forman un proyecto…
Creación de canales de retroalimentación
La comunicación es la base de un trabajo bien hecho, y el feedback es esencial para llevarlo a cabo.
Es necesario tener reuniones alrededor del tablero Kanban, donde todos los miembros puedan decir qué es lo que estaban haciendo en cada momento y cuáles son sus ocupaciones a corto, medio y largo plazo.
Mejora la colaboración y evoluciona experimentando
Con el método Kanban realizamos una hipótesis, llevamos a cabo una prueba y realizamos cambios con respecto a los resultados obtenidos. Por lo tanto, la clave está en evaluar el proceso para mejorarlo.