Ekide se acerca al control de tesorería en tiempo real gracias a Sage XRT

Las empresas deben gestionar con datos y no con opiniones. Ahora el departamento financiero afianza la toma de decisiones.

Ekide es una empresa ubicada en Arrasate-Mondragón (Guipuzkoa), puntera en el sector de la ingeniería y en el desarrollo y fabricación de nuevos productos. Su actividad se agrupa en tres áreas: útiles de control para el sector del automóvil, visión artificial aplicada al control de calidad y proyectos relacionados con el ferrocarril, la electromedicina, los autocares y el caravaning.

Beneficios clave:

• La automatización les ha permitido reducir a un 75 % el tiempo necesario para la conciliación bancaria.
• Han convertido el área financiera en un departamento más eficaz y productivo, con especial énfasis en el seguimiento de impagados.
• Proporcionan a la dirección una información más fiable casi en tiempo real, sin necesidad de recurrir a un ERP.

Para apuntalar su fuerte y sostenido crecimiento, la empresa debía incorporar al departamento financiero herramientas orientadas a un mayor control y automatización de procesos administrativos, para evitar así tareas sin apenas aporte de valor añadido.

Ekide tiene su sede principal de Arrasate-Mondragón con cuatro plantas de producción, a las que se añaden instalaciones en México (ingeniería, diseño y fabricación), oficinas comerciales y departamento de ingeniería en Estados Unidos, y oficina de diseño y fabricación en China.

En conjunto, en todas sus instalaciones cuenta con una plantilla de 190 empleados y genera una facturación anual superior a los 30 millones de euros, con el objetivo estratégico orientado a alcanzar los 50 millones en los próximos cinco años. Plenamente consciente de la importancia de la innovación para los negocios, la empresa invierte en torno al 4-6 % de las ventas en I+D, lo que supone 1,5 M€ al año.

A lo largo de sus más de 30 años de historia, Ekide ha gozado tradicionalmente de una buena situación económica financiera, por lo que su tesorería se basaba en mantener remanentes de tesorería más que suficientes para el día a día.

Pero conforme evolucionaba y crecía el negocio, había una serie de tareas que debía perfeccionar, entre ellas simplificar el seguimiento de impagados, mejorar las previsiones de tesorería y proporcionar más información fiable a la dirección de la empresa, sin depender tanto del ERP como herramienta de información.

La empresa era consciente, por otro lado, de que había rutinas que podían ser automatizadas, lo que le permitiría reorientar el trabajo de las personas del departamento hacia tareas de mayor valor.

“Teníamos el objetivo puesto en incorporar sistemas de automatización de procesos administrativos. Veíamos unas importantes carencias en la parte de contabilización de bancos, ya que únicamente se contabilizaban estos los últimos días del mes, impidiéndonos llevar una correcta gestión de impagados. Solo al final de cada mes sabíamos quiénes eran nuestros morosos”, comenta Mikel Ozcariz, director financiero.

Después de valorar diferentes opciones, Ekide se decantó por Sage XRT, impulsada por tres motivos principales: por la alta especialización del Partner que se haría cargo del proyecto, por la funcionalidad que ofrecía la herramienta y por la dimensión internacional de un grupo como Sage, circunstancia que aporta la seguridad de que su solución va a estar en el mercado actualizándose constantemente.

Finalmente se implantó Sage XRT con la ayuda de LKS Next, que aportó su experiencia tanto en la labor de consultoría previa como en la etapa de adaptación y puesta en producción. “Estamos muy contentos con LKS Next en el proceso de implantación desarrollado; destacan su cercanía y la ayuda recibida desde el inicio del proyecto de puesta en marcha”, ex el CFO de Ekide.

Lo que el directivo valora más de la solución adoptada es su fiabilidad, flexibilidad, capacidad de automatización de procesos, facilidad de uso y los pocos fallos que se han producido durante la puesta en marcha, que fueron rápidamente identificados y subsanados.

“La herramienta de Sage nos permite ahorrar mucho tiempo en registrar los movimientos bancarios, llevando así al día su contabilización. Esto nos aporta informes permanentemente actualizados de nuestras facturas impagadas, lo cual nos permite realizar las gestiones para su cobro con agilidad y seguridad”, señala Mikel Ozcariz.

Desde el punto de vista de la operativa cotidiana, la adopción de Sage XRT les ha ayudado a establecer procedimientos de trabajo diario, eliminando actividades repetitivas para hacer con las mismas personas muchas más tareas.

“Sage nos ha permitido automatizar más del 50 % de los movimientos, de tal manera que ahora dedicamos unas 15 horas al mes a la conciliación bancaria, cuando antes podían estar dos personas durante unos 4 días. Estamos hablando de que antes necesitábamos unas 60 horas”, reconoce Mikel Ozcariz.

Pero el directivo tiene planes para afinar aún más la gestión financiera. Si actualmente hay pedidos en fase de ingeniería de los que todavía no se han lanzado a proveedores, el siguiente paso es evaluar a futuro para hacer previsiones de tesorería a seis meses, teniendo en cuenta esos pedidos no cursados en la actualidad.

“Sage XRT, además de ser una magnífica herramienta para control y gestión de tesorería de previsiones reales (facturas emitidas y recibidas), nos permite ir más allá realizando previsiones de tesorería no reales, o sea, previsiones de futuras facturas que sabemos que van a llegar según los pedidos pendientes y las planificaciones de compras sobre dichos pedidos”, valora.

Como comentábamos con anterioridad, antes de implantar Sage XRT resultaba más complejo controlar los cobros a tiempo real y, por lo tanto, los impagados. Cuando hablamos de tiempo real, para Ekide es cuestión de disponer de información fiable por lo menos de un día para otro.

Llegar a esa situación ha supuesto una mejora muy importante con respecto al pasado, cuando no disponían de herramientas especializadas en gestión financiera. Es más, según reconoce el CFO, antes tenían tres días al mes para llamar a los clientes con impagos perfectamente identificados.

Ahora, gracias a la simplicidad y automatización de procesos que incorpora Sage XRT, puede haber como mucho un desfase de información de tan solo un día, lo que les permite un mejor control de la morosidad.

Sage es, por lo tanto, la palanca que les habilita para tomar iniciativas orientadas a acelerar los cobros, liberando precisamente al personal del departamento para realizar este importante seguimiento. No podemos olvidar que otro beneficio añadido ha sido la reducción de los costes de las comisiones bancarias. Todo contribuye, en suma, a perfeccionar la gestión financiera. “Un pilar fundamental de la digitalización de las pymes pasa por implantar una herramienta moderna de tesorería como Sage XRT”, concluye el director financiero.